Fodor Bettina a munkájában a papír- és készpénzmentességet részesíti előnyben, ezért az ügyfelei sokszor csak online-könyvelőként hivatkoznak rá. Ő is találkozik azokkal a kifogásokkal, amik gyakran gördítenek akadályokat a kártyaelfogadóvá válás útján járó kisvállalkozások elé. Saját példáján keresztül most pályatársait, a könyvelőket szeretné megszólítani és beavatni abba, hogy miért egyszerűbb készpénzt nem használó ügyféllel együtt dolgozni. Fodor Bettina írása.
Olyan könyvelőirodát vezetek, ami papírmentes, olyan ügyfeleknek könyvelünk, akik készpénzmentesek. Ez azt jelenti, hogy ők többnyire digitálisan oldják meg a bevételek beszedését és a szállítókat is így rendezik. Olykor azért természetesen előfordul, hogy ATM-ből vesznek fel készpénzt a költségeikre, esetleg néha így is fizetik ki a dolgozóikat, de egyáltalán nem ez a jellemző.
Amikor évekkel ezelőtt először vállaltam olyan ügyfelet, aki nem használt készpénzt, nagyon utána kellett járnom, hogy mennyivel lesz más őt könyvelni, mint azokat, akik alig vették igénybe a bankszámlájukat. Rá kellett döbbennem, hogy semmivel sem nehezebb a készpénzmentes vállalkozásokkal való közös munka. Sőt, egyfajta bizalmat kezdtem érezni irántuk, mert a könyvelés jóval áttekinthetőbbé vált.
Amikor nem sokkal később bejött a képbe a NAV Online – ahova kötelező feltölteni a számlákat, cserébe a könyvelő le is töltheti azokat –, akkor szinte megszűnt az elveszett számla fogalma. Mi, könyvelők végre láttuk, hogy milyen kiadásaik és bevételeik vannak az ügyfeleinknek. Persze megvolt a maga veszélye, hogy a NAV is láthatta az oda nem illő számlákat, amiknek aztán könnyedén utána is járhatott. Egy vízvezetékszerelő cégnél például elég furcsán mutat, ha el szeretne számolni egy szőrtelenítő gépet. Ebben az online világban az ilyen esetekre már az adóhatóságnak is van rálátása. Azt gondolom azonban, hogy növeli az átláthatóságot, ami segíti a munkánkat.
Az út eleje nekem is nehéz volt. Amikor ügyfeleim közül valaki először váltott POS terminálra, ki kellett lépnem a komfortzónámból, hogy könyvelhessem az ehhez kapcsolódó elszámolásokat. Gyorsan megváltozott a véleményem a készpénzmentes könyvelésről. Rájöttem, hogy elég ezekhez az elszámolásokhoz egy-egy 368-as számlaosztály, amin pihentetni tudom a ki- és befizetéseket, míg a bankszámlán meg nem jelenik az összeg. Vagyis elég egy-egy technikai számla, amin össze tudom vezetni az elszámolásokat a számlákkal és a bankszámlán megjelenő tételekkel.
Mi a bankkönyveléssel foglalkozó könyvelő egyik rémálma? Nekem az volt, amikor láttam egy nagy számot, ami ránézésre végösszeg volt, de nem tudtam tételeket hozzárendelni. Ha össze is adtam a beérkező pénzeket, az nem stimmelt a megkapott összeggel, hiszen még jutaléklevonást is tartalmazott a végösszeg. Ez a bevételeknél probléma. De ha közben iktatok egy 368-as számlaosztályt, mint technikai számlaosztályt, akkor azon részletesen össze tudom vezetni a vevő által kifizetett és nekik kiszámlázott bevételt a kereskedőház/bank által levont jutalékkal/bankköltséggel. A végeredményt át tudom könyvelni a bankra a megkapott összeggel szemben. Pofonegyszerű, nem igaz?
A következő nehézség a pénzforgalmi elszámolású (áfatörvény különös szabályai szerint adózó) vállalkozásoknál jött, de rá kellett döbbennem, hogy ott is alkalmazható a 368-as számlaosztály az áfához kapcsolva, így csak akkor kell elszámolni az áfát, amikor azt kiegyenlítették. Innentől már nem volt megállás, mert bármilyen készpénzhelyettesítést alkalmazó vállalkozást képesek voltunk könyvelni.
Azért ajánlom, hogy minél több iroda vállaljon készpénzmentes ügyfeleket, mert így követhetőbbé válik a vállalkozás könyvelése, ami főleg a zárások alkalmával könnyíti meg az egész éves munka átnézését, ellenőrzését.
Miért érdemes vállalkozóként/ügyfélként a készpénzmentességet választani? Azért, mert:
- Kártyával az élet gyorsabb, egyszerűbb és kényelmesebb!
- Az emberek szívesen fizetnének kártyával, akkor is, ha nem beszélnek róla.
- A kártyaelfogadás ma már alap!
- Kártyaelfogadással népszerűbb lehet a vállalkozás másokénál.
- Kártyával az emberek többet költhetnek és nőhet az előre nem tervezett vásárlások száma is!
- Kártyával is kaphatsz borravalót.
Ráadásul a terminál a barátod, aki eddig bevezette, megszerette!
Ha kis- és középvállalkozásod van, de még nem vagy bankkártya-elfogadó, az elinduláshoz hasznos segítséget találsz erre az oldalra kattintva!
Képforrás: Getty Images
